Oletko pitkäaikainen hallitustyön ammattilainen, hiljattain taloyhtiön hallitukseen valittu vai vasta harkitsemassa, uskaltaako hommaan ryhtyä lainkaan? Olipa kokemuksesi mikä tahansa, taloyhtiön hallitukseen kuuluminen on vastuullinen tehtävä, joka on syytä ottaa tosissaan. Hallituksen työskentely voi mielestämme olla nykyistä tehokkaampaa, mikä nostaa taloyhtiön arvoa, laskee kustannuksia ja tekee työstä mielekkäämpää. Mistä oikein on kyse?
Asunto-osakeyhtiölain mukaan taloyhtiön hallituksen velvollisuus on huolehtia hallinnosta, kiinteistön ja rakennusten hoidosta ja muusta toiminnasta. Hallitus järjestää myös taloyhtiön talouden valvonnan ja varmistaa, että osakkaat ja asukkaat saavat taloyhtiössä riittävästi tietoa.
Isännöinnin ja kiinteistöhuollon kustannukset ovat merkittävä osa taloyhtiön menoista; esimerkiksi noin 30% kustannuksista vuonna 2020 rakennetussa, 42 asunnon taloyhtiössä. Tässä toiminnassa on mielestämme edelleen paljon optimoinnin varaa.
Parasta, mitä taloyhtiöille on tapahtunut 50 vuoteen
Me Mainderilla olemme päättäneet tuoda taloyhtiöiden asioiden hallinnan nykypäivään, jotta taloyhtiöiden arvo säilyy, kustannuksia voidaan karsia ja asukkaiden arki on mahdollisimman vaivatonta. Haluamme myös helpottaa taloyhtiön hallitusten työskentelyä, edistää tiedon avoimuutta ja kustannusrakenteen läpinäkyvyyttä.
Edellisessa blogissa kerroimme, kuinka asukkaiden arki helpottuu Mainderin avulla. Seuraavat viisi tapaa taas tehostavat taloyhtiöiden hallituksen työskentelyä ja lisäävät taloyhtiön arvoa.
1. Ota käyttöön asumisen kokonaisvaltainen palvelu
“Mainderin avulla seuraat taloyhtiön taloutta, palveluverkoston toimintaa, huolto- ja vikatilanteiden määrää ja etenemistä, hoidat kokouskutsut, viestit hallituksen päätöksistä omistajille ja asukkaille sekä pidät dokumentit ja muut materiaalit järjestyksessä. Asukkaiden ei tarvitse tietää kenelle asioista pitää ilmoittaa vaan sovelluksen kautta tieto välittyy oikeille tahoille Mainderin palveluverkostossa.”
2. Seuraa palveluverkoston toimintaa ja taloutta reaaliaikaisesti
Oletko joskus etsinyt kissojen ja koirien kanssa tietoja taloyhtiön palvelupyyntöjen tilanteesta, laskuista tai talouden tilanteesta? Et ole ainoa.
Katkeamaton työketjujen seuranta ja valvonta työtilauksesta laskutukseen ja kirjanpitoon tekevät toiminnasta läpinäkyvän, mikä lisää eri toimijoiden välistä luottamusta. Mainderissa tärkeät tiedot ja dokumentit ovat aina saatavilla ja helposti luettavissa.
Kiinteistön tilanteen reaaliaikainen näkymä tuo hallituksen jäsenille arvokasta tietoa taloyhtiön tilanteesta, mikä helpottaa hallitustyöskentelyä ja päätöksentekoa.
3. Kommunikoi taloyhtiön asioista ja edistä asukasdemokratiaa
Taloyhtiön hallitukselta toivotaan usein avoimempaa ja ajantasaisempaa kommunikointia omistajien ja asukkaiden suuntaan. Virallisten kokouskutsujen lisäksi Mainder toimii mainiosti myös muun tiedottamisen välineenä ja dokumenttien säilytyspaikkana.
Yhteishallinnollisissa vuokrataloissa on lain mukaan taattava asukasdemokratian toteutuminen, eli asukkailla pitää olla mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa talon hallintoa ja hoitoa koskeviin päätöksiin. Mainderin avulla velvoite on kätevä toteuttaa. Vaikka tavallisia asunto-osakeyhtiöita laki ei koske, on silti fiksua kuunnella omistajien ja asukkaiden ajatuksia sekä viestiä asioista avoimesti.
4. Edistä ennakointia
Yksi tärkeimpiä keinoja edistää taloyhtiön arvoa ja vähentää kustannuksia on ennakointi ja ongelmiin puuttuminen ajoissa. Kun taloyhtiöllä on hyvä historia eikä isompia ongelmia ole syntynyt, tämä vaikuttaa myös esimerkiksi vakuutusten hintoihin.
Mainderin avulla koiraa ulkoiluttamassa oleva asukas voi lähettää helposti vikailmoituksen esimerkiksi tukkeutuneesta ulkoviemäristä, repsottavasta laudasta tai katolta tippumaisillaan olevasta jäästä. Monelta ilmoitus jää tekemättä, jos pitää odotella maanantaiaamun asiakaspalvelun avautumista tai googlailla asiakaspalvelun sähköpostia. Kannattaa siis tehdä osallistuminen taloyhtiön ylläpidon edistämiseen mahdollisimman helpoksi!
5. Johda tiedolla ja optimoi toimintoja
Tuodaanko teidänkin taloyhtiön asioiden hoito tähän päivään?
Jos taloyhtiönne hallinnointia voisi mielestäsi tehostaa ja kustannuksia karsia, ole meihin yhteydessä ja tuodaan yhdessä taloyhtiönne asioiden hoito tähän päivään. Sillä yhdenkään taloyhtiön ei kannata maksaa turhasta.
– Ilkka & Jarkko, Mainderin perustajat ja taloyhtiöiden toiminnan rohkeat uudistajat
Mainderin idean isällä Ilkalla on pitkäaikainen kokemus kiinteistöpalveluiden tuottamisesta. Yhdessä toisen perustajan Jarkon kanssa he ovat vastanneet satojen organisaatioiden asiakaspalvelujärjestelmistä. Mainderin sivuilla on lisää heidän ajatuksiaan siitä, miksi taloyhtiöiden asioiden hoito oli välttämätöntä uudistaa.
