Moni taloyhtiöihin liittyvä keskustelu kääntyy siihen, että tieto ei kulje, läpinäkyvyyttä olisi hyvä lisätä ja viestintää pitäisi parantaa. Keskeinen osa isännöitsijän työtä onkin onnistunut ja luottamukseen perustuva yhteistyö taloyhtiöiden hallitusten kanssa. Miten luottamusta sitten voisi parantaa?
Kilpailu on kiristynyt myös isännöintialalla ja uskomme, että jatkossa pärjäävät ne isännöintitoimistot ja isännöitsijät, jotka ovat valmiita tekemään toiminnastaan aidosti läpinäkyvää hallitusten, osakkaiden ja asukkaiden suuntaan.
Isännöitsijä! Auta hallitusta onnistumaan työssään
Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallituksen velvollisuus on huolehtia hallinnosta, kiinteistön ja rakennusten hoidosta, järjestää talouden valvonta sekä varmistaa, että osakkaat ja asukkaat saavat riittävästi tietoa. Jotta hallitus onnistuu työssään, on yhteistyön sujuttava isännöitsijän kanssa.
Seuraavat viisi tapaa auttavat rakentamaan luottamusta isännöitsijöiden ja taloyhtiöiden hallitusten välillä.
1. Tarjoa hallitukselle kiinteistön tilanteeseen ja talouteen reaaliaikainen näkymä
Markkinoille elokuussa 2024 lanseerattu Mainder on isännöinnin ja asumisen kokonaisvaltainen palvelu, jonka avulla hallinnoit isännöinnin tehtäviä, asiakaspalvelua ja yhteydenpitoa kumppaneiden kanssa. Tarjoa hallitukselle työkalu taloyhtiön omaan näkymään, asukkaille kätevä mobiilisovellus asumisen asioiden hoitoon ja huoltokumppaneille oma sovellus tikettien hoitamiseksi. Tämä helpottaa hallitustyöskentelyä ja rakentaa luottamusta isännöitsijän kanssa.
“Mainderin avulla hoidat taloyhtiöiden taloutta, mahdollistat verkkomaksut, hallinnoit palveluverkoston toimintaa, huolto- ja vikatilanteiden määrää ja etenemistä, hoidat kokouskutsut, viestit ajankohtaisista asioista sekä pidät dokumentit järjestyksessä. Isännöitsijäntodistus tulostuu napin painalluksella. Mainderissa on tietenkin myös integraatio Huoneistotietojärjestelmään."
2. Seuraa palveluverkoston toimintaa reaaliaikaisesti
Katkeamaton työketjujen seuranta ja valvonta työtilauksesta laskutukseen ja kirjanpitoon tekevät toiminnasta läpinäkyvää, mikä lisää eri toimijoiden välistä luottamusta. Isännöitsijä seuraa työpyyntöjä yksittäisten tikettien tasolla ja hallituksella on näkymä työpyyntöjen yhteenvetoon. Näin ollen eri osapuolet voivat reagoida ajoissa, jos esimerkiksi tietynlaiset huoltopyynnöt lisääntyvät merkittävästi.
Samalla asukkaiden tyytyväisyys paranee, kun he tietävät milloin huoltopyynnöt etenevät toteutukseen.
3. Kommunikoi taloyhtiön asioista ja edistä asukasdemokratiaa
Isännöitsijöiltä toivotaan usein avoimempaa ja ajantasaisempaa kommunikointia niin hallitusten kuin myös omistajien ja asukkaiden suuntaan. Virallisten kokouskutsujen lisäksi Mainder toimii mainiosti myös muun tiedottamisen välineenä ja dokumenttien säilytyspaikkana. Myös kriisiviestinnässä Mainder on vertaansa vailla. Push-notifikaatioiden avulla kriisiviestit saadaan välittömästi tiedoksi asukkaille.
Yhteishallinnollisissa vuokrataloissa on lain mukaan taattava asukasdemokratian toteutuminen, eli asukkailla pitää olla mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa talon hallintoa ja hoitoa koskeviin päätöksiin. Mainderin avulla velvoite on kätevä toteuttaa. Vaikka tavallisia asunto-osakeyhtiöita laki ei koske, on isännöitsijöiden ja hallitusten silti fiksua kuunnella omistajien ja asukkaiden ajatuksia sekä viestiä asioista avoimesti.
4. Edistä ennakointia
Yksi tärkeimpiä keinoja edistää taloyhtiön arvoa ja vähentää kustannuksia on ennakointi ja ongelmiin puuttuminen ajoissa. Kun taloyhtiöllä on hyvä historia eikä isompia ongelmia ole syntynyt, tämä vaikuttaa myös esimerkiksi vakuutusten hintoihin. Tarjoamalla asukkaille helpon tavan osallistua ennakoivaan ylläpitoon, isännöitsijä osoittaa toivottua proaktiivisuutta myös hallituksen suuntaan.
Mainderin avulla esimerkiksi koiraa ulkoiluttamassa oleva asukas voi lähettää helposti vikailmoituksen tukkeutuneesta ulkoviemäristä tai repsottavasta laudasta. Monelta ilmoitus jää tekemättä, jos kyse ei ole päivystystarpeesta ja harva muistaa enää maanantaiaamuna ilmoittaa asiasta. Kannattaa siis tehdä osallistuminen taloyhtiön ylläpidon edistämiseen mahdollisimman helpoksi!
5. Johda tiedolla ja optimoi toimintoja
Taloyhtiön käyttö- ja ylläpitotietojen kerääminen keskitetysti yhteen palveluun mahdollistaa muun muassa dataan perustuvan energiaoptimoinnin, ylläpidon suunnittelun ja palvelutarpeen tulevaisuusarvioinnin. Tarkasti ennakoidun ja tarpeeseen perustuvan palvelun ansiosta myös taloyhtiön ympäristöjalanjälki pienenee, kun esimerkiksi turhat huoltokäynnit jäävät pois.
Erinomaisen isännöitsijän tunnistaakin siitä, että se tukee hallitusta pitkän tähtäimen suunnittelussa, optimoi taloyhtiön toimintaa ja tarjoaa siihen työvälineitä.
Haluatko kuulla lisää Mainderin mahdollisuuksista?
Jos isännöinnin tehtävien toteutusta voisi mielestäsi tehostaa, kustannuksia karsia ja hallitusten kanssa tehtävää yhteistyötä parantaa, tutustu Mainderiin ja ole meihin yhteydessä. Varataan aika demolle!
– Susanna, Mainderin tuoteomistaja
Mainderin idean isällä Ilkalla on pitkäaikainen kokemus kiinteistöpalveluiden tuottamisesta. Yhdessä toisen perustajan Jarkon kanssa he ovat vastanneet satojen organisaatioiden asiakaspalvelujärjestelmistä. Tuoteomistaja Susanna ja ohjelmointitiimistä vastaava Barun ovat johtaneet useiden monimutkaisten IT-järjestelmien kehitysprojekteja. Mainderin sivuilla on lisää ajatuksiamme siitä, miksi taloyhtiöiden asioiden hoito oli välttämätöntä uudistaa.
